Zo gaan wij met jouw gegevens om

Rolverdeling en zeggenschap

In de woorden van de privacywet (de AVG) ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij de verwerker. Dat betekent: jouw leden, gasten, bestellingen en omzet vallen onder jouw zeggenschap. Wij mogen ze alleen gebruiken om de software voor jou te laten werken. We verkopen ze niet, delen ze met niemand anders dan de leveranciers onderaan deze pagina, tenzij de wet ons daartoe verplicht, en gebruiken ze niet voor andere doelen dan de dienst leveren, veilig houden en verbeteren.

Dat leggen we vast in een verwerkersovereenkomst. Die hoort standaard bij ons contract, geldt voor elke klant hetzelfde en hoef je niet uit te onderhandelen. Wat je in Gildeboer ziet over je eigen bedrijf, zoals omzet per klant, is vertrouwelijke bedrijfsinformatie en valt onder de geheimhouding in ons contract.

Opslag en locatie

Alles staat in Europa. De database draait bij Supabase, een gespecialiseerde databasedienst, in een datacenter in Frankfurt. Onze eigen server, waarop de publieke pagina's, de betalingen en het berichtenverkeer draaien, staat bij Hetzner in Duitsland. E-mails aan jouw klanten worden verstuurd via een Europese e-mailverzender. De database en de bestanden zijn versleuteld opgeslagen, en alle verbindingen zijn versleuteld.

Supabase is gecertificeerd volgens SOC 2 en ISO 27001, Hetzner volgens ISO 27001.

Toegang en afscherming

Elke boerderij is afgeschermd van de andere. De database zelf bewaakt dat een account alleen de gegevens van zijn eigen boerderij ziet, los van de app. Jouw klanten zien alleen hun eigen bestellingen en reserveringen.

Toegang tot je gegevens is beperkt tot onze beheerders, en alleen om je te helpen, bijvoorbeeld bij een import, of om de dienst draaiend en veilig te houden. Wijzigingen die wij in je boerderij aanbrengen, zie je in het logboek, met wie het deed en wanneer. Wachtwoorden kunnen wij niet zien.

Back-ups en beschikbaarheid

Van de database en van onze eigen server wordt elke dag een versleutelde back-up gemaakt; die van de server gaat naar een tweede locatie in Duitsland. Een storing kunnen we daarmee terugdraaien tot de laatste back-up. Valt de dienst uit, dan werken wij eraan tot hij weer draait en houden we je op de hoogte.

Kunstmatige intelligentie

In Gildeboer helpt AI met werk dat anders bij jou ligt, zoals een bericht van een klant samenvatten of een taak voorstellen. Voor AI op jouw gegevens geldt één regel: die draait bij een Europese aanbieder of op onze eigen server in Duitsland, en niet om er een model mee te trainen.

Betalingen

Betalingen lopen via Mollie, een Nederlandse betaaldienst. Je koppelt je eigen Mollie-account, dus jouw klanten betalen aan jou. Kaart- en rekeninggegevens slaan wij niet op; wij zien de status en het bedrag van een betaling.

Jouw gegevens, onze software

Vergelijk het met een loonwerker: wat van het land komt is van jou, de machine en het vakmanschap zijn van hem. Zo werkt het hier ook. Alles wat jij en je klanten in Gildeboer zetten, is van jou en gaat mee als je stopt. De software die ermee werkt, is van ons.

Kort gezegd: je krijgt de oogst mee, niet de machine.

Een export vraag je bij ons aan: tabellen als Excel, facturen als PDF en als tabel, teksten en foto's als bestanden. Zo kun je verder in een ander programma. Bij opzeggen zit de export erbij en is hij gratis.

Opzeggen en overstappen

Je kunt elke maand opzeggen. Na het einde van je contract blijven je gegevens minstens dertig dagen beschikbaar om op te halen. Daarna verwijderen wij ze binnen dertig dagen, behalve wat wij wettelijk moeten bewaren. Back-ups worden na drie maanden overschreven.

Stoppen wij zelf met de dienst, dan hoor je dat ruim van tevoren en staat je export klaar.

Datalekken en incidenten

Vermoeden of ontdekken wij dat gegevens zijn gelekt, verloren of in verkeerde handen zijn gekomen, dan melden we dat zonder uitstel aan jou, met wat er gebeurd is en wat we eraan doen. Jij beslist dan of je het bij de Autoriteit Persoonsgegevens en aan je klanten moet melden. Die melding stellen we samen met je op.

Kwetsbaarheid melden

Zie je een beveiligingsprobleem in Gildeboer, mail het naar info@gildeboer.nl met het onderwerp "Beveiliging". We bevestigen je melding, lossen het op en laten je weten wat we deden.

Leveranciers

Deze bedrijven zien een deel van de gegevens omdat ze een stuk van de dienst leveren. Elk van hen werkt onder de AVG en mag de gegevens alleen gebruiken om zijn deel van de dienst te leveren. Verandert deze lijst, dan laten we dat vooraf per e-mail weten.

Dit beschrijft hoe we nu werken. De invulling kan veranderen, de uitgangspunten niet. Bij een inhoudelijke wijziging passen we de datum bovenaan aan en krijgen klanten bericht.