Algemene voorwaarden

1. Wie en wat

Gildeboer B.V., Zutphenseweg 6b, 7418 AJ Deventer, KvK 42074841, levert software voor multifunctionele boerderijen. "Jij" ben je als bedrijf dat die software gebruikt. Deze voorwaarden gelden voor elk gebruik van de dienst en voor elke offerte en overeenkomst tussen ons.

Je accepteert deze voorwaarden en de verwerkersovereenkomst in de bijlage bij de start van je abonnement.

2. Wat je krijgt

Je krijgt toegang tot de dienst voor de onderdelen die je afneemt, voor jou en je medewerkers, zolang je abonnement loopt. Nieuwe versies krijg je automatisch. We kunnen functies wijzigen of vervangen. We houden de dienst zo goed mogelijk beschikbaar en plannen onderhoud zoveel mogelijk buiten je drukke uren.

3. Prijs en betaling

De prijs spreken we met je af bij de start van je abonnement en is exclusief btw. Je betaalt per maand via automatische incasso. Betaal je niet op tijd, dan kunnen we na een herinnering de toegang opschorten tot je betaald hebt.

Een prijswijziging kondigen we minstens een maand van tevoren aan. Ben je het er niet mee eens, dan kun je opzeggen tegen de datum waarop de nieuwe prijs ingaat.

4. Looptijd en opzeggen

Je abonnement loopt per maand en verlengt stilzwijgend. Opzeggen kan elke maand, tegen het einde van de lopende maand, per e-mail aan info@gildeboer.nl. Wij kunnen opzeggen met een termijn van drie maanden, of direct als je deze voorwaarden ernstig schendt.

5. Jouw account en gebruik

Je houdt je inloggegevens voor jezelf en meldt het ons als je vermoedt dat iemand anders ze heeft. Je gebruikt de dienst voor je eigen bedrijf en niet voor iets wat de wet verbiedt of de dienst voor anderen hindert. Wat je in Gildeboer zet en wat je naar je klanten stuurt, is jouw verantwoordelijkheid. Krijgen wij daarover een claim van een derde, dan vrijwaar je ons daarvoor.

6. Gegevens en privacy

Jij bent verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van je leden, klanten en gasten; wij zijn verwerker. De afspraken daarover staan in de verwerkersovereenkomst onderaan, die onderdeel is van deze voorwaarden. Wat wij over jouw bedrijf zien, zoals omzet, is vertrouwelijk: we gebruiken het niet voor andere doelen dan de dienst leveren, veilig houden en verbeteren, en delen het niet met anderen dan de leveranciers in de bijlage, tenzij de wet ons daartoe verplicht.

7. Van wie wat is

Alles wat jij en je klanten in Gildeboer zetten is van jou: je leden, klanten, abonnementen, bestellingen, reserveringen, facturen, berichten, en de teksten en foto's die je zelf aanlevert. De software, de manier waarop die werkt, de sjablonen, het adres van je pagina op gildeboeren.nl en de productfoto's en standaardteksten die wij maken, zijn van Gildeboer. Je mag ze gebruiken zolang je abonnement loopt.

8. Als het abonnement eindigt

Na het einde blijven je gegevens minstens dertig dagen beschikbaar om op te halen; daarna verwijderen we ze zoals in de bijlage onder 11 staat. De export bij het einde van je abonnement is gratis. Bewaar je facturen zelf: de wet verplicht je die zeven jaar te bewaren. Je pagina op gildeboeren.nl stopt op de einddatum.

9. Waar wij voor instaan

Wij doen ons werk zorgvuldig. Lijd je schade door een tekortkoming van ons, dan is onze aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat je in de twaalf maanden daarvoor aan ons betaalde. Voor gevolgschade, zoals gemiste omzet of verlies van gegevens, zijn wij niet aansprakelijk. Deze beperking geldt niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van onze kant. Een claim meld je binnen twaalf maanden nadat je de schade ontdekte.

Je bent zelf verantwoordelijk voor de juistheid van wat je invoert, voor wat je naar je klanten stuurt en voor het nakomen van de wetten die voor jouw bedrijf gelden, zoals de bewaarplicht voor je administratie.

10. Overmacht

Kunnen wij door iets buiten onze macht de dienst tijdelijk niet leveren, zoals een storing bij een leverancier, een stroomstoring of een aanval van buitenaf die wij met passende beveiliging redelijkerwijs niet konden voorkomen, dan is dat geen tekortkoming. We informeren je en doen wat we kunnen om het op te lossen. Duurt het langer dan zestig dagen, dan mogen we allebei opzeggen.

11. Wijzigingen

Wij kunnen deze voorwaarden wijzigen. Een inhoudelijke wijziging kondigen we minstens een maand van tevoren per e-mail aan. Ben je het er niet mee eens, dan kun je opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat.

12. Recht en geschillen

Op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. Komen we er samen niet uit, dan leggen we het geschil voor aan de rechtbank Overijssel.

Bijlage: Verwerkersovereenkomst

Deze bijlage is de verwerkersovereenkomst tussen jou en Gildeboer, zoals artikel 28 van de AVG die voorschrijft. Hij legt vast wat wij met de persoonsgegevens van jouw leden, klanten en gasten doen, hoe we ze beveiligen en wat je van ons mag verwachten.

1. Wie wij zijn

Gildeboer B.V., Zutphenseweg 6b, 7418 AJ Deventer, KvK 42074841. Contact over gegevens en beveiliging: info@gildeboer.nl, onderwerp "Privacy".

2. Waarvoor en hoe lang

Voor de software van Gildeboer en voor de publieke pagina's van je boerderij op gildeboeren.nl. Deze overeenkomst loopt zolang je abonnement loopt, en daarna tot wij je gegevens hebben verwijderd zoals onder 11 staat. Gaat het over persoonsgegevens en spreken de voorwaarden en deze bijlage elkaar tegen, dan geldt deze bijlage.

3. Rolverdeling

Jij, de boerderij, bent verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van je leden, klanten, gasten en relaties. Wij zijn verwerker: wij verwerken die gegevens alleen in jouw opdracht en alleen om de dienst te leveren, veilig te houden en te verbeteren. Jouw opdracht bestaat uit deze overeenkomst, wat je in Gildeboer instelt en wat je ons schriftelijk vraagt. Vinden wij dat een instructie van jou in strijd is met de AVG, dan zeggen we dat meteen.

4. Welke gegevens en waarvoor

Afhankelijk van wat je gebruikt verwerken wij voor jou:

• Contactgegevens van leden, klanten en gasten: naam, adres, e-mail, telefoon.
• Abonnementen, bestellingen, reserveringen en boekingen, met de bijbehorende voorkeuren en opmerkingen.
• Facturen en de status van betalingen. Bank- en kaartgegevens van je klanten blijven bij Mollie.
• Berichten tussen jou en je klanten per e-mail en, als je dat gebruikt, WhatsApp.
• Gegevens die bezoekers achterlaten op de publieke pagina's van je boerderij, zoals een reservering of aanmelding.

Het doel is steeds hetzelfde: jouw administratie en communicatie laten lopen. Leg je iets vast over iemands gezondheid, zoals een allergie in een opmerking, dan zorg jij dat je dat mag. Wij gebruiken de gegevens niet om AI-modellen te trainen.

5. Ontwerp en dataminimalisatie

We vragen alleen gegevens die nodig zijn voor de functie waarvoor ze worden ingevuld.

6. Geheimhouding

Wij houden de persoonsgegevens geheim. Iedereen die er namens ons bij kan, is daartoe verplicht, ook na het einde van zijn werk voor ons. Vraagt een overheid of rechter om gegevens, dan verwijzen we die naar jou, tenzij de wet ons dat verbiedt. Moeten wij toch zelf gegevens afgeven, dan laten we het je weten als dat mag.

7. Waar de gegevens worden verwerkt

Binnen de Europese Economische Ruimte. De database en de bestanden staan bij Supabase in Frankfurt; Supabase kan voor ondersteuning op afstand bij zijn systemen, onder de standaardcontractbepalingen van de EU. Onze eigen server staat bij Hetzner in Duitsland. Gebruik je WhatsApp via Gildeboer, dan lopen die berichten via Meta Platforms Ireland, met doorgifte naar de Verenigde Staten onder het EU-VS Data Privacy Framework en de standaardcontractbepalingen. Andere doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte doen we alleen met de waarborgen die de AVG daarvoor eist, en we melden het vooraf zoals onder 8 staat.

8. Subverwerkers

Je geeft ons toestemming om de volgende partijen in te schakelen. Wij leggen ieder van hen minstens dezelfde verplichtingen op als in deze overeenkomst staan, en blijven tegenover jou verantwoordelijk voor wat zij doen. Verandert de lijst, dan laten we dat vooraf per e-mail weten; je hebt dan dertig dagen om schriftelijk en gemotiveerd bezwaar te maken. Komen we er niet uit, dan kun je opzeggen en gaan je gegevens mee.

9. Als een lid of gast om zijn gegevens vraagt

Vraagt een lid of gast om inzage, correctie of verwijdering, dan kun je dat in de meeste gevallen zelf in Gildeboer afhandelen. Lukt dat niet, dan helpen wij binnen een redelijke termijn, zodat jij binnen de wettelijke termijn kunt antwoorden. Verzoeken die rechtstreeks bij ons binnenkomen, sturen we naar jou door.

10. Als je een DPIA moet doen

Moet je voor een verwerking een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) uitvoeren, of daarover de Autoriteit Persoonsgegevens raadplegen, dan leveren wij de informatie over onze kant van de verwerking die je daarvoor nodig hebt.

11. Verwijderen, teruggave en einde

Tijdens de looptijd verwijder je gegevens zelf in de app, of vraag je het ons; uit back-ups verdwijnen ze vanzelf na de bewaartermijn daarvan. Na het einde van de overeenkomst blijven je gegevens minstens dertig dagen beschikbaar om op te halen, in een gangbaar formaat. Daarna verwijderen wij ze, behalve wat wij wettelijk moeten bewaren.

12. Beveiligingsbeleid

We nemen passende maatregelen, waaronder:

• Toegang. Toegang tot klantgegevens is beperkt tot onze beheerders, en alleen om te helpen of de dienst draaiend en veilig te houden. Wachtwoorden zijn voor ons niet leesbaar.
• Afscherming. Elke boerderij is in de database afgeschermd van de andere.
• Versleuteling. De database en de bestanden zijn versleuteld opgeslagen, en verbindingen met Gildeboer zijn versleuteld.
• Back-ups. We maken regelmatig versleutelde back-ups.
• Leveranciers. Onze leveranciers voor opslag en servers zijn gecertificeerd volgens erkende beveiligingsnormen.
• Kwetsbaarheden. Meldingen van beveiligingsproblemen nemen we in behandeling.

13. Datalekprotocol

1. Vermoeden of ontdekken wij een inbreuk, waaronder ook verlies van gegevens, dan beoordelen we meteen de omvang en beperken we de schade.
2. We melden de inbreuk zonder uitstel aan jou, met wat er gebeurd is, welke gegevens en personen het raakt, wat de gevolgen kunnen zijn en wat we eraan doen.
3. Jij beslist of melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan betrokkenen nodig is. Wij helpen je daarbij.
4. We houden een register bij van inbreuken en wat we daarop hebben gedaan.

14. Controle

Je mag eens per jaar, na aankondiging van dertig dagen, laten controleren of wij ons aan deze overeenkomst houden. Wij geven de informatie die daarvoor nodig is. Eerst kijken we samen of de informatie die wij al hebben, zoals de certificeringen van onze leveranciers, voldoende is. De kosten van een controle zelf zijn voor jou.

15. Kosten en aansprakelijkheid

Hulp zoals onder 9, 10 en 14 beschreven zit in redelijke omvang in je abonnement. Voor deze overeenkomst geldt de aansprakelijkheidsregeling uit artikel 9 van de voorwaarden, met uitzondering van wat de AVG zelf dwingend regelt.

Versie: 29 oktober 2026.